« Le bureau physique est mort, vive la Digital Workplace ! »
Si cette phrase (évidemment empruntée à « Le Roi est mort, vive le Roi ! ») vous semble risquée, si vous pensez qu’il est prématuré d’abandonner le concept de lieu de travail physique au profit d’un espace virtuel, si vous pensez que la Digital Workplace est un domaine fréquenté uniquement par les experts IT, cela me peine de vous dire que peut-être n’êtes-vous pas encore prêt pour la Transformation Digitale de votre entreprise.
Peu importe si :
- votre service informatique a développé un intranet efficace ;
- le recours à des logiciels de gestion a permis de digitaliser de nombreuses activités ;
- vos employés travaillent toujours intelligemment.
La Transformation Digitale est avant tout une révolution de pensée. L’évolution des stratégies de digitalisation et l’évolution des attentes des collaborateurs nécessitent des solutions repensées, un véritable passage de votre environnement habituel, quoique hautement informatisé, vers une Digital Workplace, en fait.
Les dirigeants s’attendent à ce que la transformation numérique améliore les performances de l’entreprise, tandis que les employés aspirent à une expérience qui reflète la personnalisation, la vitesse et la connectivité auxquelles ils sont habitués en tant que consommateurs en dehors du travail. Par rapport à il y a trois ans, les deux tiers des employés s’attendent à des options plus simples pour effectuer les tâches de routine et à des systèmes plus intelligents pour mieux anticiper leurs besoins.
Une transformation numérique RH réussie se concentre sur l’amélioration de l’expérience employée, où la Digital Workplace représente le point d’accès unique à l’expérience numérique dans l’entreprise, conçue pour accélérer et maintenir les performances et les processus tout au long du parcours employé.
En tant qu’experts en stratégie RH, conduite du changement et innovation dans le domaine de la gestion des ressources humaines, chez Edana, nous pouvons vous accompagner vers la mise en œuvre d’une véritable Digital Workplace. Vous constaterez que c’est certainement un bon moyen pour commencer à comprendre et mettre en place votre véritable transition vers le numérique.
Tout d’abord, il faut définir la notion de Digital Workplace.
Qu’est-ce qu’un lieu de travail numérique ?
Une Digital Workplace est un paradigme technologique, c’est-à-dire un système qui permet de gérer numériquement toute l’activité de production. Il s’agit d’un lieu de travail sans frontières, un bureau virtuel auquel l’employé peut accéder à tout moment, depuis n’importe quel endroit, même depuis des appareils portables (ordinateur portable, smartphone, tablette), et dans lequel il peut trouver l’information qu’il recherche, toujours disponible à ce jour en temps réel.
Imaginons-le également comme un bureau omniprésent, dans l’espace et dans le temps, ou comme un écosystème dans lequel les personnes, la technologie et tous les processus métiers sont toujours parfaitement alignés.
En résumé, la Digital Workplace est un environnement informatique sécurisé, simple à utiliser (donc à la portée de tous), dans lequel il est possible de :
- communiquer via la collaboration sociale, la messagerie instantanée, la vidéoconférence et les solutions audio ;
- gérer des informations toujours synchronisées ;
- échanger tout type de fichier, dans un environnement protégé des cyberattaques
- accéder aux processus au sein de votre entreprise
De plus, de par ses caractéristiques, la Digital Workplace représente l’opportunité de :
- révolutionner l’Expérience Employé ;
- Augmentation de la productivité;
- renforcer l’identité du groupe et stimuler la rétention des talents.
La Digital Workplace représente donc une stratégie d’entreprise visant à stimuler le transfert et le développement de compétences et de savoir-faire, permettant d’accroître l’implication et la productivité. Il ne peut donc pas s’agir d’une initiative portée uniquement par la fonction informatique ; pour que la Digital Workplace puisse concrètement accroître l’efficacité de l’entreprise, également en soutien au cœur de métier, sa conception et sa maintenance nécessitent une collaboration synergique et la contribution de diverses fonctions, notamment les ressources humaines, la gestion des installations et les opérations.
Mais procédons dans l’ordre et essayons de mieux comprendre.
L’Intranet et le Smart Working ne suffisent pas à créer une Digital Workplace
La pandémie a contraint des millions de travailleurs à travailler à distance et il n’est pas rare, ni incompréhensible, que nous considérions le bureau à domicile comme un lieu de travail numérique. En fait, ce n’est pas le cas. Les différences sont substantielles.
L’Intranet et le travail agile ne sont que des éléments du concept plus large de Digital Workplace.
Le « bureau virtuel », en effet, est préfiguré et justifié à travers de nombreuses technologies et approches de travail différentes solutions UCC (Unified Communication and Collaboration), mobile, gestion de contenu, collaboration sociale, Cloud, Intranet, mobilité, travail agile… En bref, la Digital Workplace repose sur des plateformes contenant des solutions de virtualisation, de connectivité, de cloud et de mobilité d’entreprise, des concepts et des technologies connectés et cohérents les uns avec les autres.
Au contraire, l’Intranet ne représente qu’un réseau d’entreprise privé, inadapté aux mille besoins opérationnels d’un travailleur libéré de l’espace et du temps. Le travail intelligent, en revanche, est simplement une façon différente de travailler par rapport au passé, soutenue par de nouvelles technologies utilisables partout, comme les appareils portables (ordinateurs portables, smartphones, tablettes). Bien qu’il s’agisse d’une réalisation récente pour beaucoup, le travail intelligent est, si l’on veut, un « ancêtre conceptuel » de la Digital Workplace.
Comment et pourquoi la Digital Workplace change l’expérience collaborateur
Des travailleurs de plus en plus intelligents, libres, consciencieux et impliqués. En supprimant les contraintes physiques et temporelles et en améliorant les flux d’informations et de communication, la Digital Workplace permet aux collaborateurs de :
- mieux équilibrer les sphères privée et professionnelle ;
- accroître le sentiment de responsabilité et de motivation ;
Mais ce n’est pas tout : si l’entreprise construit la Digital Workplace en mettant au centre les besoins et le bien-être de ses collaborateurs, elle peut obtenir :
- une augmentation de la productivité;
- la transformation de ses collaborateurs en véritables ambassadeurs de la marque ;
- l’attraction et une meilleure rétention des meilleurs talents ;
- une chaîne structurée pour faire entendre la voix du peuple
